塑料档案盒和纸质档案盒在使用时没有太大的区别，现在办公室用的档案盒多采用塑料的，比较干净，使用方便。而档案室用的还是纸质的居多，主要是顾虑塑料的档案盒可能会老化，其实现在的塑料寿命也很长了，完全可以用于档案管理。塑料盒更方便些，也更容易购买到。
办公用品中可以选购的档案盒子有几十类，可见应用范围有多广，其中主要应用在各个机关或者私人档案管理部门中整理和装订存储文件的装具。如果办公用品中没有档案盒的存在，文件会出现褶皱，破损严重，参差不齐等现象。装订文件的时候应该以对准右上角进行及时装订，有时候会根据实际需要进行三到四类别的细致划分。如果划分的很详细就需要更多的档案盒来装置这些文件，办公用品的大小都是有规格尺寸的，因此档案盒里面不能装有太多的文件夹，为了拿取方便，一个档案盒里面的空隙在抽取时不影响另一个文件掉落为宜。
档案盒既是归档文件的装具，也是固化盒内归档文件位序的载体。由于档案盒里一般是重要的文件，所以保护档案盒就等于保护文件，那么一般除了日常保养外，还需要学会档案盒排架。排架是纸质归档文件整理的尾巴环节，也是整个归档文件整理工作中很重要的一个环节，直接影响到档案实体管理和提供利用的效果。
档案盒一般规格大小为31*22cm(封面）但是由于档案盒的脊背不同，一般档案盒的脊背从2cm到6cm不等，（特殊规格的也可订做）单位名称以及LOGO都需要特殊设计和制作。档案局文件中是这样说的，常规厚度有2、3、4cm也可以根据自己单位的实际情况，来增加厚度。