视频会议系统方案是一种让身处异地的人们通过某种传输介质实现“实时、可视、交互”的多媒体通讯技术。它可以通过现有的各种电气通讯传输媒体，将人物的静态和动态图像、语音、文字、图片等多种信息分送到各个用户的终端设备上，使得在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，增加双方对内容的理解能力，使人们犹如身临其境参加在同一会场中的会议一样。

视频会议系统方案的优势

1、节约会议的经费、时间

据相关资料，各个企业或组织的工作人员每年参加会议的时间约占全部工作时间的30%以上；每年用于公务出差的费用高达300亿元，而每次开会或会面中约有80%的时间需花费在路途中。

2、提高开会的效率

由于召开视频会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会者节省时间，提率。由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。

3、适应某些特殊情况

对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的城市，视频会议将带来极大的方便。

在一些紧急场合，如救灾、防汛，战地会议等，可以用视频会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。

4、增加参会人员

视频会议可支持多人多点参加形成会议。同时，视频会议系统具有投影、VGA端口以及数据流功能可以随时增加会议与会者甚至召开全体会议。总部决策可即时传达到所有员工。