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  • 智鉴智能印章如何融入用户的现有OA

    2017-07-18 11:37     985次浏览
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    OA系统目前已经在各行业普及,广大企业已经深度的使用了OA的功能,并且业务越来越依赖OA系统。目前的OA系统中的印章管理模块,只能在流程上监管印章的申请,而在实际用章操作环节,尤其是员工借走印章外出使用时,印章的实际使用次数是完全不能得到监控的,这就出现了用章漏洞。有的诉讼案例中,某员工在借款合同上擅自加盖公司印章作为担保人,给公司带来近乎毁灭性的打击。

    智鉴智能印章有完整的客户端和后台服务器系统,能作为一个单独的用章OA系统运行,同时,企业在导入新的管理工具时,往往都会提出与企业已有的OA系统相融合的需求,这样,就可以基本不改变现有的管理流程,不需要特别为新工具而培训员工,降低了推广新工具的难度,智鉴的智能印章对这一需求能完美响应。

    首先,在可行性上,硬件方面,智鉴智能印章使用Wi-Fi作为数据通讯接口,相比蓝牙、SIM卡等形式,智鉴印章可以稳定、经济的与服务器保持连接,并且方便手机接入,能随时执行来自服务器的指令。

    在软件上,智鉴提供了标准的接口,使得调用硬件就如同使用打印机等标准的设备一样简单,这组标准的接口实现了识别身份、执行盖章、查询数据等必要的功能。接口的简洁设计保证了对接工作量尽可能的降到了,OA开发人员只需要投入很低的研发力量即可敏捷的完成对接。

    其次,在具体实施上,因为不同企业所使用的OA往往是由不同的供应商提供,设计思路差异较大,表现在具体的接口上没有统一的标准可言,所以,需要OA系统的供应商提供人员、资料,来进行与智鉴印章的联合对接。

    比如,在一些企业的OA上已经有印章的申请流程,员工发起申请后,各级领导审批完毕,流程就此结束。而导入智鉴印章时,需要将已有的申请流程打开,在领导审批完毕后,不要结束流程,而是允许员工用章时通过服务器向智鉴印章发出指令,获准使用指定的次数。印章记录下实际用章次数后,给服务器上传记录。而且,OA可以增加采集用章照片的流程,要求用章完毕后员工对盖了章的文件拍照上传服务器。

    在如上的案例中,打开原有的用章申请流程、增加用章指令的调用、增加用章后文件拍照流程,都需要OA供应商在其原有的流程上做扩展,而智鉴提供的指令接口精简、容易调用,对OA供应商的技术要求不高、工作量要求极低,工作压缩到了极简的几个指令、表格的实现。

    最终,在实施完对接后,企业就可以使用原有的OA客户端来实现印章管理、使用,智鉴推荐企业使用手机客户端,方便携带印章外出使用时操作,以及实现通知智鉴印章当前Wi-Fi账户和密码。

    传统的印章管理中,常常见到总公司统一保管印章,要求分公司用章时派人派车来总公司用章等耗费人力物力的情况。这说明企业已经重视起了印章,但是苦于没有理想的管理工具,只能使用土办法。而如今,智鉴给了企业一个的印章管理产品,尤其是,将智鉴智能印章融入到OA后,不需要专门的培训,员工就可以方便的使用起来,这将给企业节省下可观的费用,极大的规避法律风险。

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